免税は必要な書類について

こんばんは。明後日ヘルシンキから日本へ帰国します。フランス、スペイン、北欧四カ国に計約3週間滞在し、5か所で、免税書類といって、Global Blueの封筒を渡されました。てっきり申請書類も同封されているのだと思っていたのですが、今確認したら、封筒の中に、購入時のレシートだけが入っており申請書が見当たりません。ほとんどの店が、国籍を聞いただけで、パスポートの提示も不要でした。
また別に、コペンハーゲンでの一店のみ、グローバルブルーの封筒はくれず、tax free formと書いたA4用紙に、店主？のサイン、レシート番号、日付、購入金額、リファンド金額が印刷されたものをわたされました。
もしかして、書類不備でこれらの免税手続きはできないのでしょうか。
今更気づき慌てています。
グローバルブルーのアプリもダウンロードしましたが、フランスでの購入のみ(確かパスポートの提示を求められました)アプリに出てきました。
なお、購入品は食器や小物等のお土産がほとんどで、重くて手荷物にできないため、フィンエアーの荷物預けの前に免税手続きをしたいと思っています。
免税手続きをする場合、出発時間(18時頃)のどれくらい前に行った方がよいでしょうか。
また返金方法は、クレジットカードがおすすめと出てきましたが、これはその時のレートで日本円でクレジットカードに返金されるという認識でよろしいでしょうか。
今更何をどうすればいいか分からず、焦っています。
明日一日時間がありますので、もし何かできることがあれば(といっても、ここヘルシンキでは買い物はしていないため、免税手続きするものは今のところありません。)教えていただけると助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。